همانطور که می‌دانیم زمانی که در اختیار داریم، بسیار محدود است. برای اینکه بتوانیم از این زمان محدود حداکثر استفاده را ببریم، نیاز به برنامه‌ریزی داریم. برای اینکه متوجه شویم چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهیم، به اولویت‌بندی کارهایمان نیاز داریم. برای اولویت‌بندی کارها باید به سه گزینه زیر عنایت داشته باشیم:

1- بعضی از کارهایمان که هم مهم و هم فوری هستند، اولویت بالایی دارند.
2- آن دسته از کارهایمان که یا مهم یا فوری هستند، اولویت متوسطی دارند.
3- برخی از کارهایمان که نه مهم و نه فوری‌اند، اولویت اندکی دارند.

چگونه از وقت خود بهتر استفاده کنیم ؟

عمر هر انسان یک محدوده زمانی است که شخص برای دستیابی به هدفهایش در اختیار دارد . این یک معادله ساده است . اگر معادله وقت مساوی است با عمر، بهتر می شود فهمید که چرا گفته اند وقت از طلا با ارزش تر است؛ البته بعضی ها وقت شان ارزش یک سکه حلبی را هم ندارد.

حتما" شما هم قبول میکنید که عمر هرکس فقط به خودش تعلق دارد ؛ لذا خود شخص است که می تواند ارزش عمر خودش را تعیین کند ، به طور مثال : به نظر شما ، یک مفتول آلیاژی آهن قیمتش بدون دخل و تصرف چقدر است ؟ اگر مفتول را به نعل اسب تبدیل کنیم ، قیمت نعل های بدست آمده چقدر می شود ؟ اگر این مفتول آهنی را به کارخانه پیچ و مهره سازی بدهیم ، قیمت پیچ های ساخته شده چقدر می شود ؟ اگر مفتول به ساعت تبدیل شود ، قیمت ساعت های حاصله چقدر می شود ؟

وقت ما انسان ها هم بی شباهت به سرنوشت این مفتول نیست ؛ ارزش عمر ما به اندازه ارزش کارهایی است که انجام می دهیم . حالا شما بگوئید ارزش وقت شما چقدر است ؟

آیا تا حالا فکر کردید که چقدر از عمرتان گذشته و یا به چه چیز ارزشمندی دست پیدا کردید ؟ آنچه که مسلم است وضعیت کنونی شما نتیجه تدبیر و تلاش گذشته شماست ولی وضعیت آینده شما به تدبیر و تلاش امروزتان بستگی دارد. گذشته را نمی توانید تغییر بدهید، ولی آینده در دست های خود شماست .

انسان برای دستیابی به اهداف خود منابع گوناگونی را به خدمت می گیرد که یکی از مهم ترین آنها وقت است . وقت با سایر منابع تفاوت هایی دارد ، منابعی مانند سرمایه ، نیروی انسانی و اطلاعات را میتوان در جهت های مختلف به کار انداخت. می توانید نیروی انسانی خود را افزایش یا کاهش دهید؛ نوع امکانات را در محل کار خود می توان تغییر داد . می توانید تجهیزاتی را که با آنها کار میکنید عوض کنید . می توان کارگران را از خط تولید کنار گذاشته ، و به کار دیگری گمارد ؛ می توان به یک کارمند دفتری پست مدیریت واگذار کرد ؛ این امکان وجود دارد که اعتبارات و سرمایه های مالی خود را جابجا کرد و برای هدف مورد نظر بکار گرفت . می توان تقاضای وام کرد ؛ می توان بهای کالا یا خدمات را افزایش داد . اما زمان تنها منبعی است که با سایرمنابع تفاوت دارد ؛ تمام شدنی است، چون محدود است . در مورد زمان نمی توانید تغییراتی در آن ایجاد کنید ؛ نمی توانید بر دامنه زمان بیافزایید؛ ساعت نه تندتر می رود و نه کندتر حرکت می کند . زمان خصوصیات منحصر به فردی دارد که عبارتند از :

1- وقت تنها منبعی است که همه افراد بطور مساوی از آن برخوردارند . بنابراین افراد موفق و ناموفق ، فقیر و غنی ، قوی و ضعیف ، سالم و بیمار ، و غیره از زمان یکسانی برخوردارند .

2- وقت یک منبع کاملا" اختصاصی است ؛ وقت هرکس فقط به خودش تعلق دارد و هیچ کس دیگر نمی تواند از آن استفاده کند . بنابراین شما نمی توانید وقت بدون استفاده امروز خود را ، به دیگری منتقل کنید . نمی توانید وقت قرض کنید و یا قرض بدهید .

3- وقت غیرقابل ذخیره کردن است ؛ اگر امروز وقت اضافه داشتید ، نمی توانید آن را برای روز دیگری پس انداز کنید؛ بنابراین تنها راه برخورد عاقلانه با وقت ، مصرف صحیح آن است .

مشکل اساسی بسیاری از مردم در مورد وقت این است که احساس می کنند کار آنها بسیار زیاد ، ولی وقتشان کم است . شما چنین شخصی را می شناسید ؟ بعضی ها معتقدند که برای انجام همه کارها، خوشان باید وقت بگذارند و به دیگران اعتماد نمی کنند . آیا شما با این طرز تفکر موافقید؟ آیا غالبا" برای اینکه نتوانسته اید کارهای مهم را به پایان برسانید احساس بدی داشته اید ؟ آیا مکرر به ساعت نگاه کردید و با نگرانی دیدید که ساعت 4 یا 5 بعد از ظهر است و کارهایی را که باید امروز به پایان برسانید ، هنوز شروع نکرده اید . آیا شما از افرادی هستید که به دلیل کمبود وقت باید بعضی از پرونده ها را با خودتان به خانه ببرید . آیا وقتی کارهای مهم از قبیل تهیه گزارش های حساس پیش بیاید ناچار می شوید که شب های طولانی را در اداره بمایند؟ و یا اینکه روزهای تعطیل را هم به کار کردن بپردازید ؟ اگر از این قبیل مسائل در مورد شما صادق است و یا برایتان مطرح است متاسفانه باید عرض کرد که شما از جمله افرادی هستید که همیشه مشکل زمان خواهید داشت . لازم است بدانید که شما هم به همان اندازه وقت دارید که همه دارند . آیا شما کمتر از 24 ساعت وقت در شبانه روز دارید؟ یعنی کمتر از دیگران؟ نه دوست عزیز . آنچه که شما کم دارید و یا ندارید ، مهارت در بکارگیری وقت است .

نکته جالب اینجاست که مشکلات مربوط به کمبود وقت ، تقریبا" در همه جا یکسان است و در همه سازمان ها همیشه تقریبا" کارهای عقب مانده و انجام نشده وجود دارد. مشکلات مربوط به اکراه از واگذاری اختیارات به دیگران برای انجام پروژه ها و کارها تقریبا" یک پدیده همه گیر است که موجب اتلاف وقت می شود . حقیقت این است که همه ما در برخورد با زمان دارای تنگناها و مشکلات مشابهی هستیم .

به دکّه های مطبوعاتی که مراجعه کنید با انواع تقویم های رومیزی ، تقویم های دیواری ، دفترچه های یادداشت و انواع سررسید مواجه می شوید که معمولا" بسیاری از افراد از آنها برای زمان بندی و برنامه ریزی های خود شان استفاده می کنند و همچنین استفاده از کامپیوترهای شخصی برای ضبط و نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات جزئی ، بیش از پیش متداول شده است . با وجود همه اینها ، هنوز ما با مشکل زمان مواجهیم .

علیرغم این کوه اطلاعات و این همه ابزارها و امکانات متعدد ، باز هم می گوئیم: من هرکاری میکنم باز هم وقت کم می آورم . چکار باید بکنم؟ نمی دانم چرا اینجوری است؟ نمی دانم؟

این یک امر طبیعی است که به فکر چاره باشیم. انسان در برابر مشکلات خود، همواره در صدد چاره جوئی برمی آید . چاره جوئی برای حل مشکل وقت ، از بهترین امور زندگی است . با پذیرفتن این اصل که هر مشکلی، راه حلی دارد، مشکل کمبود وقت هم قابل حل است . در اینجا راه حل های آزموده ای برای حل مشکل وقت ارائه داده می شود

برای آنکه کارهایمان را انجام دهیم، با توجه به اولویت‌های گفته شده، ما آن بخش از فعالیت‌ها را که هم مهم و هم فوری هستند، قبل از همه کارها انجام می‌دهیم. سپس به سراغ کارهایی می‌رویم که اولویت متوسطی دارند، یعنی یا مهم هستند یا فوری. اما لازم است کارهایی را که نه مهم هستند و نه فوری، تا آنجا که می‌توانیم حذف کنیم.

با حذف کردن این قبیل کارها، اطراف‌مان خلوت می‌شود و احساس راحتی خواهیم کرد. گاهی اوقات هم می‌توان از فرد دیگری خواست تا بعضی از فعالیت‌ها را که وقت نداریم خودمان انجام دهیم، برعهده بگیرد. این کار باعث می‌شود تا تراکم‌کاری برای ما سبک‌تر شود و ما با فراغ بال بیشتری به کارهای اصلی‌تر و مهم‌تر بپردازیم.

راهکارهایی برای مدیریت زمان

برای به‌کارگیری مدیریت زمان، خوب است اقدامات زیر را انجام دهیم:

1- کارهای روزانه خود را روی کاغذی بنویسیم.
2- طبق آنچه گفته شد کارهای مربوطه را اولویت‌بندی کنیم.
3- کارها را برحسب اولویت، زمان‌بندی کنیم، به طوری که کارهای با اولویت را نخست انجام دهیم و کارهای کم‌اهمیت را در آخر جدول بگذاریم.
4- به کسانی که سرزده به ما مراجعه می‌کنند، بگوییم که در حال انجام کار مهمی هستیم.
5- از پاسخگویی به تلفن‌های غیرضروری خودداری کنیم.
6- از مدتی که برای انجام یک کار در نظر گرفته‌ایم، سعی کنیم حداکثر استفاده را ببریم و از تلف کردن وقت و به کارهای غیرمربوط پرداختن پرهیز داشته باشیم.
7- ببینیم در چه زمانی «پرانگیزه‌تر» و «پرانرژی‌تر» هستیم. مثلا بعضی‌ها صبح‌ها تا قبل از ظهر این حالت را دارند و بعضی‌ها بعدازظهرها و برخی هم شب هنگام که همه خوابند. کارهای مهم و اولویت‌دار را در زمانی انجام دهیم که مناسب است و ما دارای انگیزه کافی برای انجام آن کارها هستیم.
8- یک زمان را در شبانه‌روز به کارهایی اختصاص دهید که خارج از برنامه برای شما پیش می‌آیند، چون معمولا چنین فعالیت‌هایی پیش می‌آیند.
9- برای تفریح و رفع خستگی و صرف غذا و نوشیدنی، زمان خاصی را در نظر بگیرید.
10- گاهی اوقات هم خوب است با خود خلوت کنیم و درخصوص فعالیت‌هایمان اندیشه کنیم، برای این منظور هم لازم است وقتی را مشخص سازیم.

3 اصل مهم بهره‌وری در زمان

اصل اول: فضای اطراف خود را تا جایی که امکان دارد مرتب و طبقه‌بندی کنیم، زیرا این کار موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود. انبوهی از کاغذها که روی میز شما قرار دارد، صورت‌حساب‌های مختلف که در جیب شما هستند، ایمیل‌ها که پر از نامه‌های باز نشده یا بایگانی نشده است و... اینها عواملی هستند که باعث کاهش تمرکز و بهره‌وری شما می‌شوند.

اصل دوم: ذهن خود را با افکار بیهوده انباشته نسازیم، بسیاری افراد به دلیل آنکه ذهن خود را پر از کارها و مسائل حل نشده کرده‌اند، دچار مشکلاتی در روابط شخصی خود شده‌اند یا با بی‌خوابی روبه‌رو شده یا دچار استرس شده‌اند.

اصل سوم: کسانی که فعالیت‌های خود را طی زمان تعیین شده به انجام نمی‌رسانند مجبورند خواب خود را کم کنند و کسی که خواب کم داشته باشد به لحاظ روحی دچار مشکل می‌شود، در نتیجه نه از تفریح لذت می‌برد، نه با خانواده رفتار درستی دارد و نه حوصله‌ای برایش باقی می‌ماند تا به کارهای روز بعد بپردازد. لذا لازم است فرد با مدیریت درست وقت خود بهره‌وری لازم را در کار به دست آورد.

مدیریت زمان در یک نگاه

1- کاری را که باید انجام دهیم مشخص کنیم.
2- زمان انجام آن را به طور دقیق از لحاظ روز و ساعت یادداشت کنیم.
3- مکانی را که قرار است کار در آنجا انجام شود مشخص سازیم.
4- در بین کارها وقتی هم برای استراحت خود در نظر بگیریم.

اینکه ذهن خود را با افکار بیهوده انباشته نسازیم، اصل دوم از بهره وری در زمان است. بسیاری افراد به دلیل آنکه ذهن خود را پر از کارها و مسائل حل نشده کرده‌اند، دچار مشکلاتی در روابط شخصی خود شده‌اند یا با بی‌خوابی روبه‌رو شده یا دچار استرس شده‌اند.